ইমেইল পাঠানোর সেরা সময় এবং আপনি কী অন্তর্ভুক্ত করবেন

ইমেইল পাঠানোর জন্য সেরা সময় হল যখন এটি আপনার গ্রাহকদের উপর সবচেয়ে বেশি প্রভাব ফেলবে। এটি কখন তা খুঁজে বের করার সেরা উপায় হল কিছু গবেষণা করা এবং জানতে পারা যে তারা দিনের কোন সময়ে তাদের ইমেইলের সাথে সবচেয়ে বেশি যুক্ত থাকে।

এই প্রবন্ধটি আপনাকে কিছু টিপস প্রদান করবে যা আপনাকে জানাতে সাহায্য করবে আপনার ব্যবসার জন্য ইমেইল পাঠানোর আদর্শ সময় কখন হবে।

ইমেইল ক্যাম্পেইনে সময়ের গুরুত্ব কেন?

ইমেইল মার্কেটিং ক্যাম্পেইনগুলি যথাযথভাবে সময় নির্ধারণ করতে পারলে বেশ কার্যকর হতে পারে। অনেকগুলি ফ্যাক্টর আছে যা একটি ইমেইল ক্যাম্পেইনের জন্য সঠিক সময় নির্ধারণে প্রভাব ফেলতে পারে, কিন্তু এই বিষয়ে অনেক গবেষণা হয়েছে এবং অনেক গবেষণায় বিভিন্ন পরিস্থিতিতে কী কাজ করে তা প্রমাণিত হয়েছে।

আমাকে কত ঘন ঘন ইমেইল পাঠানো উচিত?

ফ্রিকোয়েন্সি ইমেইল মার্কেটিংয়ের ক্ষেত্রে সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ ফ্যাক্টরগুলির মধ্যে একটি। ইমেইলগুলি যতটা সম্ভব প্রায়ই পাঠানো উচিত, কিন্তু তাদের একটি উদ্দেশ্যও থাকতে হবে। আপনি শুধু ইমেইল পাঠাতে পারেন বলে পাঠানো যথেষ্ট নয়; আপনার ইমেইলগুলিকে মূল্য প্রদান করতে হবে এবং প্রকৃতপক্ষে প্রাপকদের দ্বারা পড়া যেতে হবে যদি আপনি চান তারা পাঠকদের গ্রাহক বা সাবস্ক্রাইবারে রূপান্তরিত করুক।

ইমেইল বিষয়ের লাইনগুলি ১২-১৫ শব্দের মধ্যে সংক্ষিপ্তভাবে লেখা হলে সবচেয়ে ভালো কাজ করে (কিন্তু কিছু শৈলী সহ)। যদি কেউ শিরোনামটি পড়ে এবং জানে অফারটি কী তাৎক্ষণিকভাবে, তবে এটি বার্তাটি খোলার সম্ভাবনা বাড়িয়ে দেবে। কিন্তু ভুলবেন না: আমরা কেবল শিরোনাম নিয়ে কথা বলছি! শরীরের টেক্সটটি অন্তত কয়েকটি বাক্যের দীর্ঘ হতে হবে, যাতে প্যারাগ্রাফ থাকে যাতে প্রাপক জানে আপনার ইমেইল থেকে কী প্রত্যাশা করতে হবে।

যদি একটি ইমেইল শুধুমাত্র একটি প্যারাগ্রাফ হয় এবং তিনটি বাক্যের বেশি না হয়, তবে এটি খুব ঘন ঘন পাঠানো উচিত নয় (প্রতি দুই সপ্তাহে একবার)। কিন্তু যদি আপনার বার্তাটি একাধিক প্যারাগ্রাফ নিয়ে গঠিত হয় এবং একটি নির্দিষ্ট বিষয় নিয়ে আলোচনা করে যা প্রাপকদের কিছু স্তরে আগ্রহী করতে পারে, তবে ঘনত্বের চেয়ে ধারাবাহিকতা বেশি গুরুত্বপূর্ণ: এই ধরনের ইমেইল সপ্তাহে দুবার পাঠানো যেতে পারে কোন সমস্যা ছাড়াই। এখানে সাধারণ নিয়ম হল যে ছোট বার্তাগুলির জন্য যেমন নিউজলেটার, সেগুলি সাপ্তাহিক পাঠানো হলে কাজ করবে; যেখানে দীর্ঘ টুকরোগুলি প্রতিদিন পাঠানো সবচেয়ে ভালো।

শুক্রবার ইমেইল পাঠানো খারাপ কি?

শুক্রবার ইমেইল পাঠানো একটি খারাপ ধারণা হতে পারে কারণ আপনার ইমেইলটি ভিড়ে হারিয়ে যেতে পারে। বেশিরভাগ মানুষ শুক্রবারে বেশি বিভ্রান্ত থাকে এবং তেমন মনোযোগী থাকে না, যার মানে হল যে আপনি তাদের কাছে যে ইমেইলগুলি পাঠান সেগুলি তাড়াতাড়ি বা উচ্চ মানের প্রতিক্রিয়া তৈরি করবে না।

আপনি যদি আপনার ব্যবসায়িক লক্ষ্যগুলির জন্য এটি গুরুত্বপূর্ণ হয় তবে সপ্তাহান্তে মাঝে মাঝে ইমেইল পাঠাতে পারেন, তবে এই কৌশলের উপর খুব বেশি নির্ভর করবেন না কারণ এতে সর্বদা কিছু ঝুঁকি থাকে।

ইমেইল পাঠানোর জন্য আদর্শ সময় হল সোমবার থেকে বৃহস্পতিবার দুপুর ১২:০০ EST থেকে রাত ১২:০০ EST পর্যন্ত, কারণ অফিসের সময়ের বাইরে কাজ করা কর্মচারীদের মধ্যে উৎপাদনশীলতার হার বেড়ে যায় (যেমন, রাতে)।

আপনি যখন ইমেইল পাঠান তখন কি সময়ের গুরুত্ব আছে?

ভুল সময়ে একটি ইমেল পাঠানো কেবল সময়ের অপচয় নয়, বরং এটি আপনাকে অপ্রফেশনাল দেখাতে পারে। এজন্য ইমেল পাঠানোর সেরা সময়গুলি বোঝা গুরুত্বপূর্ণ, যারা চান তাদের বার্তাগুলি নজরে আসুক এবং পড়া হোক।

এটি আপনার লক্ষ্য শ্রোতার উপর নির্ভর করে এবং তারা একটি ইমেল প্রেরকের কাছ থেকে কী পছন্দ করে: তারা কি সকালে কাজের আগে কিছু চায়, নাকি এটি দুপুরের খাবারের পরে আসা উচিত যখন সবাই কাজের মোডে ফিরে এসেছে? তারা কি রাতে ঘুমানোর আগে কিছু চায় - নাকি তারা আশা করছে আপনি আগামীকাল সকালে প্রথমেই আসবেন কারণ এখন মানুষ এভাবেই নিজেদের সময়সূচি করে (এবং এটি চিরকাল ধরে করে আসছে)? এটি সত্যিই নির্ভর করে - সঠিক উত্তরটি একটিই নয়!

আপনার ইমেল গ্রাহকরা বিভিন্ন সময়সূচিতে কাজ করতে পারেন, তাই আপনাকে এমন সময়ে একটি ইমেল পাঠাতে হবে যখন তারা তাদের ইনবক্স চেক করার সম্ভাবনা সবচেয়ে বেশি।

একটি ইমেল ক্যাম্পেইন পাঠানোর সেরা সময় কী?

ইমেল পাঠানোর সময় নির্বাচন করা একটি ইমেল মার্কেটিং কৌশলে গুরুত্বপূর্ণ। সাধারণত, একটি ইমেল পাঠানোর জন্য সেরা সময় হল সকালে, রাত ১২-১২:৩০ এর মধ্যে।

তবে, পরীক্ষাগুলি দেখিয়েছে যে রাতের শেষের এবং সকালে পাঠানো ইমেলগুলি দিনের মাঝের সময়ে পাঠানো ইমেলগুলির চেয়ে ভাল কাজ করতে পারে। আপনার গ্রাহকরা কখন তাদের ইমেল পড়ার সম্ভাবনা সবচেয়ে বেশি তা নির্ধারণ করার জন্য সেরা কৌশল হল বিভিন্ন সময়ের সাথে পরীক্ষা করা যতক্ষণ না আপনি একটি প্যাটার্ন খুঁজে পান যা আপনার জন্য সবচেয়ে ভাল কাজ করে।

কর্মঘণ্টার মধ্যে আপনার ইমেইল পাঠানো প্রায়ই একটি খারাপ ধারণা হিসাবে বিবেচিত হয় কারণ অনেকেই কর্মঘণ্টার মধ্যে ইমেইল চেক করছেন না।

এছাড়াও, সপ্তাহান্তে ইমেইল পাঠানোও একই কারণে নিরুৎসাহিত করা হয় যে আপনি সপ্তাহের কাজের সময় আপনার যোগাযোগের সাথে ইমেইল করা এড়িয়ে চলবেন। যদি আপনি এই সময়ে একটি ইমেইল প্রচার পাঠান, তবে এটি সংক্ষিপ্ত রাখুন এবং আপনার ব্লগ পোস্ট বা অন্যান্য কনটেন্ট আপডেটের লিঙ্ক অন্তর্ভুক্ত করুন যাতে তারা পড়তে থাকে (আরও)।

সময় কি ক্লিক-থ্রু রেটকে প্রভাবিত করে?

ক্লিকথ্রু রেট হল সেই শতাংশ যা একটি ইমেইলে একটি লিঙ্কে ক্লিক করে কিন্তু ইমেইলটি খুলতে পারে না।

কিছু লোক এই তথ্য ব্যবহার করে দেখে যে কেউ তাদের বার্তা পড়তে কতটা আগ্রহী আগে ক্লিক করার জন্য।

অন্যান্যরা মনে রাখে যে অনেক ইমেইল পাঠানোর ঘণ্টা পরে খোলা হয় এবং স্প্যাম ফিল্টার এবং ইনবক্সের জঞ্জাল সহ অন্যান্য রহস্যময় কারণও রয়েছে যা আপনি যখন ইমেইল পাঠান তখন প্রভাবিত করতে পারে।

তাহলে যদি কেউ দুপুরে একটি ইমেইল পাঠায় উচ্চ ক্লিকথ্রু রেটের প্রত্যাশায় কারণ সবাই দুপুরের খাবারের সময় তাদের কাজের ইমেইল চেক করছে, কিন্তু কেউ ক্লিক করে না, তাহলে হয়তো তাদের দিনের পরে বা এমনকি আগামী সকালে আরও কিছু পাঠানোর চেষ্টা করা উচিত, শুধুমাত্র এই ধারণায় না পড়ে যে সমস্ত খোলা না হওয়া বার্তা উপেক্ষা করা হয়েছে কারণ সেগুলি ভুল সময়ে পাঠানো হয়েছিল।

যদি আপনি প্রচারমূলক ইমেইল পাঠাচ্ছেন, তবে সেগুলি পাঠানোর সেরা সময় হল একটি কর্মদিবসে সকাল ৮টায় যেখানে আপনি একটি উচ্চ ওপেন-রেট পেতে পারেন।

যদি আপনি ক্লিকথ্রু রেট বাড়াতে চান, তবে নিশ্চিত করুন যে লোকেরা যখন তারা আপনার ইমেল পায় তখন তাদের ইনবক্সের সাথে যুক্ত থাকবে!

একটি সময়ের জন্য এটি ব্যাপকভাবে বিশ্বাস করা হয়েছে যে দিনের শুরুতে ইমেল পাঠানো - এমনকি সকালে প্রথম বিষয় হিসেবে - উচ্চ ক্লিক-থ্রুতে ফলস্বরূপ হবে কারণ সবাই দুপুরের আগে এবং দুপুরের খাবারের সময় তাদের কাজের ইমেল চেক করে। কিন্তু সাম্প্রতিক গবেষণাগুলি দেখিয়েছে যে এটি সব শিল্প এবং কোম্পানির জন্য সবসময় সত্য নাও হতে পারে কারণ যোগাযোগের জন্য শিল্প মানগুলি ক্রমাগত পরিবর্তিত হচ্ছে।

ক্যাম্পেইন মনিটরের গবেষণা অনুযায়ী, বৃহস্পতিবার উচ্চ ওপেন রেটের জন্য সেরা দিন, যখন মঙ্গলবার উচ্চ ক্লিক-থ্রু রেটের জন্য সেরা।

এটি মানে এই নয় যে সময় এখন আর গুরুত্বপূর্ণ নয়; এটি কেবল মানে আমরা আমাদের বার্তাগুলি কৌশলগতভাবে পাঠানোর বিষয়ে আরও কৌশলগত হতে হবে যা আমরা জানি আমাদের প্রাপকরা কিভাবে সাড়া দেবে।

অন্যদিকে ক্লিক-টু-ওপেন রেট হল সেই শতাংশ লোকের যারা একটি ইমেল খোলে এবং তারপর একটি লিঙ্কে ক্লিক করে। এটি একটি ব্লগ পোস্ট বা একটি পণ্যের লিঙ্ক হতে পারে।

এটি আপনার সামগ্রিক ওপেন রেট দেখার চেয়ে অনেক বেশি গুরুত্বপূর্ণ কারণ এটি পরিমাপ করে একজন ব্যক্তি আপনার বার্তা পড়ার সময় কতটা যুক্ত ছিল তার আগে তারা কিছু আরেকটি কিছু করেছে।

এই রেট গণনার সূত্র হল (ওপেন রেট x 100) ÷ মোট খোলা বার্তা = ক্লিক-টু-ওপেন রেট, যার মানে হল যদি আপনার 25% মোট খোলা বার্তা থাকে কিন্তু 50% সেই ইমেলগুলিতে ক্লিক করা লিঙ্ক থাকে, তবে এটি 20% এর একটি ক্লিক টু ওপেন অনুপাত।

আমার ইমেলে আমি কী অন্তর্ভুক্ত করা উচিত?

আপনার বিষয়বস্তুতে লিঙ্ক, ছবি, বা ভিডিও অন্তর্ভুক্ত করুন (এগুলোর বিষয়ে নিচে আরও তথ্য রয়েছে); এটি আপনার বিষয়বস্তুকে আরও ইন্টারেক্টিভ এবং আকর্ষণীয় করে তুলবে। পাঠকদের জন্য মূল্যবান তথ্য প্রদান করে আপনার বার্তাগুলো সংক্ষিপ্ত কিন্তু তথ্যবহুল রাখুন যারা সেগুলো খুলবে - সহায়ক টিপস, পরামর্শ, বা প্রাপককে সম্পর্কিত তথ্য।

আপনার বিষয়ের লাইনটি পরিষ্কার হওয়া উচিত এবং পাঠকের মনোযোগ আকর্ষণের জন্য কীওয়ার্ড অন্তর্ভুক্ত করা উচিত। পাঠকদের আকর্ষণিত রাখতে সংক্ষিপ্ত বাক্য ব্যবহার করুন, বিশেষ করে এমন একটি বিশ্বে যেখানে মানুষ ক্রমাগত তাদের ফোন বা কম্পিউটার স্ক্রীনে রয়েছে (এবং এটি করতে করতে আপনার ইমেইল পড়ছে)।

আপনার বার্তার বিষয়বস্তুর সাথে সম্পর্কিত ছবি ব্যবহার করা উচিত; এটি ক্লিক এবং প্রাপকদের মধ্যে সম্পৃক্ততা নিশ্চিত করবে। আপনি যে ছবি নির্বাচন করবেন তা ইমেইল ক্যাম্পেইনের মধ্যে সর্বাধিক কার্যকারিতার জন্য 400px দ্বারা 600px আকারের বেশি হওয়া উচিত নয় - এর চেয়ে বড় হলে এটি যখন কেউ আপনার ইমেইল খুলবে তখন সঠিকভাবে প্রদর্শিত নাও হতে পারে!

যেমন ফ্লিকার ওয়েবসাইট থেকে ছবি বিনামূল্যে ডাউনলোড করা যেতে পারে যদি সেগুলোর বাণিজ্যিক ব্যবহারের জন্য উপযুক্ত লাইসেন্স থাকে। অন্যান্য বিকল্প হতে পারে Pixabay-এর মতো বিনামূল্যের ছবি সাইট বা Stocksy-এর মতো আরও ব্যয়বহুল স্টক ফটোগ্রাফি প্ল্যাটফর্ম।

আপনি আপনার নতুন ব্লগ পোস্টগুলি আপনার ইমেইল ক্যাম্পেইনে প্রচার করতে পারেন।

আমি কি বুলেট পয়েন্ট ব্যবহার করতে হবে?

একটি ইমেল ক্যাম্পেইন তথ্যের সাথে অত্যধিক বোঝা হওয়া উচিত নয়। এটি গুরুত্বপূর্ণ যে পাঠক দ্রুত দেখতে পারে আপনি কী অফার করছেন এবং তাদের মনোযোগ কোথায় যেতে হবে, তাই নিশ্চিত করুন যে আপনি একটি সংক্ষিপ্ত পরিচিতি অন্তর্ভুক্ত করেছেন (যা আপনার বিষয় লাইন হিসাবেও কাজ করতে পারে) নির্দিষ্ট বিস্তারিতগুলিতে প্রবেশ করার আগে, যেমন তারা সাবস্ক্রাইব করার মাধ্যমে কীভাবে উপকৃত হবে বা কেন তারা সাধারণভাবে সাবস্ক্রাইব করা উচিত সে সম্পর্কে কোনো প্রাসঙ্গিক প্রশ্ন।

বুলেট পয়েন্টগুলি প্রায়ই অকার্যকর হয় কারণ মানুষ সেগুলি খুব দ্রুত স্কিম করে – একটি ইমেল লেখার সময় পাঠকদের জন্য এটি আরও ভাল হবে যদি একসাথে প্যারাগ্রাফের মধ্যে কেবল টেক্সটের চেয়ে আরও সামগ্রী উপলব্ধ থাকে। যদি আপনি বুলেট ব্যবহার করতে চান, তবে সেগুলিকে একে একে উপস্থাপন করার পরিবর্তে একটি তালিকা ফরম্যাটে উপস্থাপন করার চেষ্টা করুন।

আপনার ইমেল মার্কেটিং ক্যাম্পেইনগুলি বাড়ানোর জন্য টিপস

আপনার শুরু করার পয়েন্টটি আপনার লক্ষ্য দর্শকদের সম্পর্কে তথ্য সংগ্রহ করা উচিত। আপনি আপনার লক্ষ্য দর্শকদের সম্পর্কে আরও জানতে গুগল অ্যানালিটিক্স বা ফেসবুক ইনসাইটসের মতো টুলগুলি ব্যবহার করতে পারেন। ইমেল মার্কেটার হিসাবে, আমাদের জানতে হবে আমাদের বার্তাগুলি কি সেই লোকদের সাথে প্রতিধ্বনিত হচ্ছে যাদের আমরা পৌঁছানোর চেষ্টা করছি।

প্রতিটি ইমেল ক্যাম্পেইনের জন্য আপনার লক্ষ্যগুলি নির্ধারণ করুন এবং নিশ্চিত করুন যে সেগুলি আপনার কোম্পানির লক্ষ্যগুলির সাথে সঙ্গতিপূর্ণ। এটি আপনাকে ইমেলে ব্যবহারের জন্য উপযুক্ত সামগ্রীর প্রকার নির্ধারণ করতে সাহায্য করবে এবং পাঠকরা সহজেই বুঝতে পারবে কেন তারা এটি চাইবে।

ফেসবুক, টুইটার, ইনস্টাগ্রাম এবং লিঙ্কডইন-এর মতো সামাজিক মিডিয়া প্ল্যাটফর্মগুলি ব্যবহার করুন আপনার নতুন ব্লগ পোস্টগুলি নিয়মিত প্রচার করতে; এটি সম্ভাব্য অনুসারীদের মধ্যে এক্সপোজার বাড়ায় যারা পূর্ববর্তী পোস্টগুলি মিস করেছেন বা যারা সেগুলি নিয়মিত চেক করেন না - কিন্তু এখনও আপনাকে এই অন্যান্য সাইটগুলিতে অনুসরণ করেন!

প্রাপকদের কাছ থেকে প্রতিক্রিয়া পাওয়ার জন্য আকর্ষণীয় বিষয়ের লাইন তৈরিতে সময় বিনিয়োগ করুন।

পাঠকের দৃষ্টি আকর্ষণ করতে এবং তাদের আরও তথ্য জানতে চাইতে একটি আকর্ষণীয় বিষয়ের লাইন ব্যবহার করুন!

আপনার ইমেইলের জন্য একটি প্রতিক্রিয়াশীল ডিজাইন থাকা সম্পর্কে আপনাকেও ভাবতে হবে। ডিজাইনটি মোবাইল ডিভাইসের জন্য প্রতিক্রিয়াশীল হওয়া উচিত কারণ আপনার অধিকাংশ দর্শক মোবাইল ব্যবহারকারী। আপনাকে এটি মনে রাখতে হবে যে ডেস্কটপ ব্যবহারকারীরা সাধারণত মধ্যাহ্নে তাদের ইমেইল খোলেন।

আপনার সাবস্ক্রাইবারের সময় অঞ্চলও ইমেইল পাঠানোর সেরা সময় চয়ন করার ক্ষেত্রে একটি গুরুত্বপূর্ণ ফ্যাক্টর। আপনি যদি আপনার ইমেইলগুলি পাঠানোর জন্য একটি সময় নির্ধারণ করেন, তবে আপনার সমস্ত সাবস্ক্রাইবার তাদের নিজস্ব সময় অঞ্চলে একই সময়ে ইমেইলগুলি পাবেন।

উপসংহার

ভুল সময়ে ইমেইল ব্লাস্ট পাঠানো আপনার কোম্পানির উৎপাদনশীলতায় বাধা সৃষ্টি করতে পারে, তবে এই টিপসগুলি অনুসরণ করলে আপনি তা এড়াতে পারবেন।

এছাড়াও, মেসেঞ্জার বটের মতো একটি টুল আপনাকে দিনের সঠিক সময়ে ইমেইল পাঠাতে সাহায্য করতে পারে, যা তখন আপনার গ্রাহকরা তাদের ইনবক্স চেক করার সম্ভাবনা বেশি। এছাড়াও, মেসেঞ্জার বটের মতো টুলগুলি সঠিক মুহূর্তে ইমেইল ব্লাস্ট পাঠানোকে আরও সহজ করে তুলতে পারে এর বিল্ট-ইন সময়সূচী বৈশিষ্ট্যগুলির সাথে!

এই টিপসগুলি অনুসরণ করলে আপনি ভুল বার্তা সহ ইমেইল ব্লাস্ট পাঠানো এড়াতে পারবেন এবং আপনার কোম্পানির সফলতার সম্ভাবনা বাড়বে।