Calendly vs Hubspot: Welke is beter voor jouw marketingstrategie?

Wat als je vergaderingen kunt plannen zonder de noodzaak voor heen en weer e-mails? Wat als je eenvoudig je agenda kunt synchroniseren met de agenda's van anderen in slechts een paar klikken? Als deze vragen aantrekkelijk klinken, dan is deze post voor jou. Je denkt misschien dat Calendly vs HubSpot er niet echt toe doet omdat ze beide in wezen hetzelfde doen. Maar maak je geen zorgen – we hebben een antwoord voor je!

Wat is afspraakplanning software?

Afspraakplanning softwareprogramma's worden gebruikt om bedrijven te helpen hun verkoop-, marketing- en klantenservicefuncties te beheren. Deze programma's zijn ontworpen voor zowel kleine bedrijven als grote ondernemingen die gebruikmaken van de diensten van interne medewerkers of externe bureaus.

Deze programma's zijn belangrijk omdat ze bedrijven in staat stellen zich te concentreren op wat het belangrijkst is, terwijl ze tegelijkertijd hun productiviteit maximaliseren. Ze zijn ook nuttig omdat veel van deze programma's integreren met andere software en systemen, zodat informatie kan worden gedeeld over meerdere platforms en workflows.

Wat is Calendly?

Calendly is een planningsassistent die je in staat stelt om vergaderingen of afspraken te plannen via een geautomatiseerde kalender. Je kunt de service vinden in je webbrowser en op mobiele apparaten, zodat je er nooit zonder zit. Het is compatibel met Google Calendar, Outlook Exchange Server en andere grote kalenders en synchroniseert automatisch—geen ingewikkelde integratie-instellingen nodig!

Om Calendly te gebruiken, moet je een gratis account aanmaken en je kalenders koppelen. Selecteer vervolgens welke kalenders je wilt synchroniseren met de service vanuit het menu aan de linkerkant van je scherm (en indien nodig, open die kalenders voor gasten). Zodra dit is gedaan, kopieer en plak je eenvoudig de Calendly-link op je website en deel je deze met potentiële klanten, klanten of partners. Wanneer zij op de link klikken (die aanpasbaar is), kunnen ze een vergadertijd plannen die voor jullie beiden werkt—en dat alles zonder dat je extra contactinformatie hoeft uit te wisselen!

Wat is HubSpot?

HubSpot is een marketing- en verkoopsoftware die bedrijven helpt te groeien.

HubSpot groeit vooral snel in de B2C-sector, maar heeft ook bedrijven uit andere sectoren aangetrokken, zoals financiën, auto-industrie en consumentenproducten. Veel van deze klanten zijn verworven via mond-tot-mondreclame over hun uitstekende service en productaanbod (zoals e-mailtemplates).

Calendly vs HubSpot Voor- en Nadelen

Voor- en Nadelen van HubSpot

HubSpot is een geweldig marketingtool dat door bedrijven en organisaties van elke grootte kan worden gebruikt. Het stelt je in staat om het proces van het maken en verzenden van e-mails te automatiseren, biedt een suite van analysetools die helpt om te volgen hoe je marketinginspanningen presteren. Het bevat ook uitgebreide klantenservicsoftware om alle communicatie met klanten georganiseerd te houden.

Het grootste nadeel is de prijs, die het voor sommige bedrijven moeilijk kan maken om het zich te veroorloven, vooral als ze net beginnen.

Voordelen en Nadelen van Calendly

Calendly neemt de rompslomp weg van het handmatig plannen van afspraken met klanten door je in staat te stellen een kalender voor je afspraken te maken. Het laat je ook alternatieve vergadertijden toevoegen voor het geval je klanten niet kunnen komen tijdens het tijdslot dat je hebt aangewezen.

Deze service staat geen aangepaste gebrandmerkte e-mails toe, wat een groot nadeel is, aangezien de meeste bedrijven hun merk willen promoten en meer leads willen genereren via e-mailmarketingcampagnes. Het staat ook geen aanpasbare follow-up e-mails toe, wat een must-have functie is in de meeste marketingstrategieën.

Vergelijk Calendly en HubSpot: HubSpot Meetings vs Calendly Planningsfuncties

De twee softwareplatforms, Calendly en HubSpot Meetings, zijn beide ontworpen voor het online plannen van vergaderingen. De twee tools hebben echter veel verschillende functies die hen van elkaar onderscheiden qua gebruik. Laten we de functies van elk platform bekijken om je te helpen een beslissing te nemen over welke het beste is voor jouw bedrijf.

Eén-klik Setup

Eén-klik is voordelig voor je gebruikers op verschillende manieren: tijdsbesparing, gebruiksgemak, klanttevredenheid, enz.

Een Calendly- of HubSpot-account instellen is heel eenvoudig. Met een paar muisklikken heb je je planningssoftware operationeel, maar beide producten bieden meer dan alleen gebruiksgemak. Er zijn veel factoren om te overwegen bij het kiezen tussen deze twee software, waaronder prijs, functies en integraties met andere diensten zoals Slack en MailChimp.

Calendly biedt een gemakkelijke één-klik setup. Je voert gewoon je e-mailadres, wachtwoord en tijdzone in en dan ben je helemaal klaar om te gaan!

HubSpot is niet moeilijk, maar het vereist wel meer stappen dan het één-klik proces van Calendly. Je moet een inlog aanmaken, het domein van je website verifiëren (als je geen idee hebt hoe dit werkt, moet je misschien de gratis proefperiode van HubSpot gebruiken), en je naam kiezen (die zal verschijnen in het contactformulier).

Wat betreft de setup, Calendly wint de prijs. Maar HubSpot komt nog steeds bovenaan met zijn integraties en betaalbare plannen die perfect zijn voor kleine bedrijven die net beginnen.

Onbeperkte Vergaderingen

Onbeperkte vergaderingen zijn belangrijk in een planningshulpmiddel om marketinginspanningen te versterken. Het is tijdrovend en frustrerend wanneer je wacht op een reactie van je klant of klant of ze op de door jou voorgestelde dag kunnen komen; dit leidt ertoe dat je opnieuw moet herschikken, wat meer van hun waardevolle tijd van het werk wegneemt, of gewoon helemaal annuleert omdat hun agenda volgeboekt is.

Met een planningshulpmiddel zoals Calendly kun je jezelf de moeite besparen om heen en weer te gaan met je klant of klant die misschien niet kan komen op de datum die voor jou werkt, door hen toegang te geven tot een online agenda waar ze beschikbaarheid voor zichzelf kunnen vinden.

Calendly heeft onbeperkte vergaderfuncties, die cruciaal zijn voor je marketingstrategie. De functie voor onbeperkte vergaderingen stelt je in staat om zoveel vergaderingen met je klant of klant te plannen als voor hen handig is.

Onbeperkte vergaderingen zijn belangrijk in elk planningshulpmiddel, zelfs als het maar door één persoon wordt gebruikt. Het bespaart tijd en energie omdat de gebruiker niet heen en weer hoeft te gaan om een tijd te vinden die voor beide partijen werkt.

De functie voor onbeperkte vergaderingen van HubSpot stelt je in staat om zoveel vergaderingen met je klant of klant te plannen als voor hen handig is. Dit is voordelig omdat het hen tijd en energie bespaart om heen en weer te gaan om een tijd te vinden die voor beide partijen werkt.

Beide tools staan onbeperkte vergaderingen toe, wat belangrijk is voor je marketingstrategie. Calendly bespaart je tijd en HubSpot bespaart de tijd van je klant, dus zorg ervoor dat je ze allebei uitprobeert!

Rapportage & Analyse

Rapportage en analyse zijn zeer belangrijk in een planningshulpmiddel. Het zijn de statistieken die je laten zien hoe goed je team presteert en welke gebieden verbetering nodig hebben.

Enkele voordelen van rapportage zijn: precies kunnen zien hoeveel afspraken er zijn gepland, een melding ontvangen wanneer er iets misgaat met een afspraak (bijv. opnieuw plannen, afspraakherinnering niet verzonden), en kunnen zien in welke gebieden je team uitblinkt versus welke aandacht nodig hebben (bijv. de tijd die nodig is om een afspraak te plannen).

De rapportage van Calendly omvat de mogelijkheid om precies te zien hoeveel afspraken er zijn gepland, opnieuw geplande afspraken en afspraakherinneringen die niet zijn verzonden. Het toont ook informatie over de prestaties van je team (bijv. gemiddelde responstijd voor een e-mail).

HubSpot heeft de volgende functies met betrekking tot analyse: aantal geboekte vergaderingen per maand, aantal unieke vergaderboekers per maand, aantal vergaderingen die via de mobiele app zijn gepland. Het toont ook informatie over de prestaties van je team (bijv. gemiddelde responstijd voor een e-mail).

Rapportage en analyses zijn erg belangrijk als het gaat om planningshulpmiddelen. Calendly is een geweldige optie voor bedrijven die een gebruiksvriendelijk maar krachtig hulpmiddel willen dat gedetailleerde rapportage en analyses biedt over de prestaties van uw team, terwijl HubSpot beter geschikt is voor teams met meer geavanceerde behoeften op het gebied van rapportage- en analysemogelijkheden.

Personalisatie

Personalisatie is belangrijk voor uw planningshulpmiddel omdat het het proces gemakkelijker en efficiënter maakt.

Een personalisatiefunctie betekent dat u specifieke informatie over elk van uw klanten kunt gebruiken om ervoor te zorgen dat ze een afspraak krijgen die het beste aansluit bij hun schema. U hoeft niet rekening te houden met ieders schema's, wat het proces efficiënter maakt.

Calendly heeft een manier om e-mailtemplates in te stellen, zodat u een automatische reactie naar uw klanten kunt sturen zodra zij een afspraak aanvragen. Calendly heeft ook integraties met veel verschillende soorten agenda's en programma's, wat het voor iedereen die betrokken is bij het planningsproces veel gemakkelijker maakt.

HubSpot heeft niet hetzelfde niveau van personalisatie omdat er niet zoveel integraties zijn en het automatisch geen e-mails naar uw klanten verzendt, wat betekent dat u meer werk moet doen.

Personalisatie maakt het planningsproces gemakkelijker voor iedereen die betrokken is, dus waarom zou u niet willen dat het gemakkelijk is? U kunt veel sneller de beschikbaarheid controleren en minder tijd besteden aan het beheren van afspraken met een personalisatiefunctie.

Sommige mensen vinden het misschien niet leuk dat je geen specifieke beschikbaarheidsschema's voor verschillende klanten kunt instellen, maar als dit iets is dat je stoort, dan is er geen reden waarom je in de eerste plaats een planningshulpmiddel zou moeten gebruiken! Personalisatie maakt dingen efficiënter, wat betekent dat je minder tijd kwijt bent aan het beheren van afspraken.

Concluderend heeft Calendly een betere personalisatiefunctie dan HubSpot. Dit maakt zowel het plannen van afspraken als het beheren ervan gemakkelijker voor iedereen die bij het proces betrokken is. Als je je planningsproces wilt stroomlijnen en het meeste uit je tijd wilt halen, dan zou je een personalisatiefunctie moeten gebruiken.

Lokalisatie

Lokalisatie is belangrijk voor planningshulpmiddelen omdat niet iedereen Engels spreekt.

Lokalisatie is nuttig om vergaderingen te plannen met mensen die verschillende talen spreken, wat helpt om de best mogelijke communicatie te waarborgen.

Calendly biedt lokalisatie in 18 talen, terwijl HubSpot er verschillende aanbiedt. Calendly stelt je in staat om te kiezen welke talen beschikbaar zijn in je instellingen.

Aan de andere kant biedt HubSpot taalfiltering, wat tot op zekere hoogte nuttig is.

Lokalisatie kan een probleem zijn wanneer je het product voor het eerst begint te gebruiken vanwege hoe het aanvankelijk is ingesteld. Echter, zodra alles is ingesteld en aangepast voor jouw bedrijf, biedt Calendly betere opties dan HubSpot.

HubSpot-klanten kunnen ervoor kiezen om alle talen weer te geven, maar dit kan moeilijk zijn voor het klantenserviceteam omdat zij dit handmatig moeten aanpassen, afhankelijk van met wie je een afspraak hebt. HubSpot beperkt je opties door gebruikers niet in staat te stellen individuele talen te selecteren; in plaats daarvan is de taalkeuze gebaseerd op regio's.

Team brede samenwerking

Samenwerking is belangrijk in alle soorten teams en organisaties.

Teams moeten samenwerken aan zaken zoals marketing, productontwikkeling, klantinteracties met klanten of potentiële cliënten, brainstormsessies voor nieuwe initiatieven, enzovoort, zodat ze hun doelgroep beter kunnen begrijpen. Met een planningshulpmiddel is het gemakkelijk voor een team om ervoor te zorgen dat iedereen zijn agenda's gesynchroniseerd heeft en kan zien wie er op een bepaald moment beschikbaar is.

Calendly stelt gebruikers in staat om uitnodigingen te versturen met allerlei opties, zoals alleen boekingen accepteren van mensen binnen je organisatie, boekingen buiten kantooruren of alleen in het weekend accepteren en zelfs mensen de mogelijkheid geven om een boeking aan te vragen. Deze opties zorgen ervoor dat de persoon die de afspraak maakt flexibel genoeg is voor jou en je team, zonder dat er werkuren verloren gaan.

Hubspot heeft vergelijkbare functies die teams helpen om samen te werken rond hun schema: gebruikers kunnen verschillende schema's instellen op basis van of ze beschikbaar, volgeboekt of afwezig zijn. De gratis versie van de tool stelt gebruikers ook in staat om te zien wie er nog meer in hun werkgroep zit en wat zij vandaag op hun schema hebben, zodat teams kunnen bepalen wie er benaderd moet worden om samen een boeking te maken indien nodig.

Wat betreft samenwerking binnen het team, doen Calendly en Hubspot beide een geweldige job om het gemakkelijk te maken voor teams om hun schema's in te stellen, uitnodigingen te versturen en te bepalen wie beschikbaar is. Calendly heeft meer opties als het gaat om het beperken van je boekingen op tijd of locatie dan Hubspot, terwijl de gratis versie van de laatste je in staat stelt om te zien wat andere leden in je werkgroep op hun schema hebben. Wat betreft de algehele functies zijn beide tools vrij vergelijkbaar en bieden ze zelfs integraties met andere apps die je mogelijk gebruikt als bedrijfs- of teamleider.

Deelbare & Inbedbare Vergaderlinks

Deelbare vergaderlinks zijn belangrijk omdat ze je in staat stellen om je schema buiten de plannings-tool te promoten. Inbedbare vergaderlinks zijn ook geweldig voor gebruik op sociale media, evenals het kunnen plaatsen ervan op je blog, website of waar je ook maar aan kunt denken!

Beide tools stellen je in staat om deelbare en inbedbare links te maken. HubSpot maakt het bijzonder gemakkelijk door je de link te laten kopiëren, terug te gaan naar je e-mailtemplate, de link daar te plakken waar je wilt dat deze verschijnt, en vervolgens te verzenden!

Deelbare vergaderlinks stellen mensen in staat die mogelijk niet op de hoogte zijn van uw planningshulpmiddel, te zien wanneer u beschikbaar bent. Inbedbare vergaderlinks stellen u in staat om de link overal te plaatsen waar u maar wilt, zodat mensen deze kunnen openen in hun tijdzone en op het apparaat van hun voorkeur.

E-mailmeldingen

E-mailmeldingen zijn cruciaal in planningshulpmiddelen omdat dit is hoe mensen updates over hun schema's ontvangen. Wanneer ze een e-mailmelding krijgen, betekent dit dat er iets is veranderd in de agenda en dat ze actie moeten ondernemen.

E-mailmeldingen zijn ook zeer nuttig om bij te houden wat er gebeurt met uw vergaderingen of afspraken, aangezien u alle wijzigingen op één plek kunt zien in plaats van elke agenda afzonderlijk te controleren.

Meestal worden mensen ten minste 24 uur van tevoren op de hoogte gesteld van vergaderupdates, zodat ze voldoende tijd hebben om zich voor te bereiden en indien nodig naar een nieuwe tijdslot te zoeken. Zo kunt u afspraken plannen met verschillende klanten of klanten wanneer hun agenda's vrij zijn, zelfs als ze op dit moment niet beschikbaar zijn.

Calendly biedt geen e-mailmeldingen. U kunt echter de functie E-mailmeldingen van Zapier gebruiken om uw Calendly-account te verbinden met andere apps zoals Gmail of Slack, zodat wanneer er iets verandert in uw schema, dit automatisch via e-mail wordt verzonden.

Met Hubspot worden gebruikers op de hoogte gesteld van alle updates in hun agenda's, inclusief nieuwe afspraken en annuleringen, evenals wijzigingen in vergaderingen. Ze kunnen ervoor kiezen om updates te ontvangen via e-mail of Slack, afhankelijk van hun voorkeur.

Een andere belangrijke functie van Hubspot is dat het je een week voor je evenement laat weten als de andere persoon nog niet heeft gereageerd, zodat je genoeg tijd hebt om iemand anders te vinden in het geval er geen interesse van hun kant is. Calendly daarentegen heeft geen automatische notificatiefunctie.

E-mailupdates zijn betrouwbaarder dan chatberichten omdat ze gemakkelijker toegankelijk zijn en je ze eenvoudig kunt terugvinden in je inbox wanneer je ze nodig hebt. Je hoeft je geen zorgen te maken over het inloggen op meerdere apps of het bijhouden van meldingen van elk van hen.

Met e-mailupdates krijg je alle details over je schema, inclusief wijzigingen en annuleringen, in één bericht, zodat je geen meerdere agenda's hoeft te openen of ze elke dag hoeft te controleren om te zien of er iets is veranderd sinds gisteren.

Mobiel & Desktop Gebruik

Mobiel en desktop gebruik is belangrijk om te overwegen bij het kiezen van een marketingautomatiseringstool, omdat dit bepaalt hoe gemakkelijk het systeem te navigeren en te gebruiken is.

Calendly is eenvoudig te gebruiken op zowel mobiel als desktop, terwijl HubSpot iets ingewikkelder is. Calendly is ook een van de enige systemen die 100% gratis zijn op mobiel.

Een voordeel van Calendly is hun integratie met Google Calendar, wat het toevoegen van een afspraak of evenement extreem eenvoudig en snel maakt.

HubSpot daarentegen mist integratie en is moeilijker te gebruiken op mobiel.

Gebruiksgemak voor mobiel en desktop is erg belangrijk bij het kiezen van een marketingautomatiseringstool, omdat je wilt dat je personeel of klanten je product gemakkelijk en zonder complicaties kunnen gebruiken.

Beide tools zijn nuttig, maar Calendly is gemakkelijker te gebruiken op mobiel en hun integratie met Google Calendar is een enorme bonus.

Integraties

Integraties zijn belangrijk omdat ze je in staat stellen om je marketingtools met elkaar te verbinden. Ze zijn nuttig omdat je je marketinginspanningen kunt automatiseren. Dit betekent dat wanneer de ene tool gegevens naar de andere verzendt, de twee tools samen integreren en een geautomatiseerde workflow creëren.

Calendly heeft integraties met Google Apps, Dropbox, Box, Trello en Basecamp. HubSpot heeft integraties met Gmail, Evernote Business (voorheen EverNote), Slack en Zendesk, onder anderen.

Als HubSpot je belangrijkste tool is voor al je marketingactiviteiten, is het noodzakelijk om ervoor te zorgen dat er integraties beschikbaar zijn op de meeste plaatsen waar deze soorten platforms bestaan (marketingautomatiseringssoftware zoals AWeber of MailChimp).

Deze integraties stellen je in staat om je marketing- en verkoopinspanningen te automatiseren. Dit betekent dat wanneer de ene tool gegevens naar de andere verzendt, de twee tools samen integreren en een geautomatiseerde workflow creëren.

Deze integraties maken het mogelijk voor marketeers of kleine ondernemers om van idee generatie tot aan lead management te gaan zonder veel moeite van hun kant, omdat deze systemen in staat zijn om met elkaar te communiceren.

Wat betreft integraties is Calendly de betere keuze. Dit komt omdat zij integraties hebben met meer populaire apps dan Hubspot, wat betekent dat je tijd kunt besparen bij het automatiseren van je marketinginspanningen door niet zelf nieuwe integraties voor elk van deze platforms te hoeven vinden of ontwikkelen.

Je belangrijkste focus moet liggen op het vinden van een tool die integraties heeft met de meeste platforms die je gebruikt en ervoor te zorgen dat je zoveel mogelijk automatiseert.

Aantal Uitgenodigden

Bij het kiezen van een planningshulpmiddel is een van de belangrijkste overwegingen hoeveel mensen je wilt kunnen uitnodigen. Als je in een team werkt, kan het logisch zijn dat elk lid van je marketingafdeling een account heeft met hun eigen aparte agenda's die ze kunnen bekijken en delen met anderen, zodat ze allemaal effectief kunnen samenwerken. Aan de andere kant, als je maar een paar mensen in je team hebt, kan het logischer zijn om één agenda te gebruiken die iedereen kan openen.

Het aantal genodigden dat Calendly en HubSpot toestaan, is iets verschillend. Calendly staat tot 250 genodigden toe en vereist dat je upgrade om meer dan 100 personen toe te voegen. HubSpot daarentegen staat 25 gebruikers toe zonder dat een upgrade nodig is. Als je bedrijf echter een groter team heeft of toegang nodig heeft vanaf mobiele apparaten, kan het logisch zijn om de extra kosten voor het premium pakket van HubSpot te betalen, dat tot 1000 gebruikers toestaat.

Als je werkt in een klein team, kan het logisch zijn om Calendly te gebruiken omdat de lage prijs je geld bespaart en ervoor zorgt dat er geen limiet is op wie er uitgenodigd kan worden voor je agenda. Als je daarentegen werkt met een groter team of 24/7 toegang nodig hebt vanaf mobiele apparaten voor internationaal gebruik, kan HubSpot geschikter zijn omdat het tot 1000 gebruikers toestaat en betere functionaliteit heeft die zowel het beheer van agenda's als de integratie in marketingautomatiseringstools zoals Gmail ten goede zou komen.

Wat betreft het aantal genodigden dat elk hulpmiddel toestaat, heeft HubSpot een lichte voorsprong. Voor kleine teams die alleen agenda's met maximaal 100 personen hoeven te delen, is Calendly echter de betere optie omdat het meer functionaliteit biedt en gebruikers op geen enkele manier beperkt.

Welke afspraakplanning software is geschikt voor jouw bedrijf?

Een afspraakplanning kan een krachtig hulpmiddel zijn voor marketingcampagnes. Maar met zoveel beschikbare tools kan het moeilijk zijn om te weten welke de beste keuze is.

Om erachter te komen welke oplossing het beste voor jou is, is het belangrijk dat je eerst al je opties bekijkt en er een selecteert op basis van wat elke optie biedt en hoe goed ze integreren met andere tools die je bedrijf mogelijk gebruikt.

Begin met het bekijken van de belangrijkste functies van elk hulpmiddel, kies vervolgens degene die niet alleen biedt wat je nodig hebt, maar ook integreert met andere tools op een manier die het beste werkt voor jouw bedrijf. Een goede plek om te beginnen is met een vergelijkingsgrafiek voor afspraaksoftware zoals deze: Calendly vs HubSpot.