Calendly vs Hubspot: ¿Cuál es mejor para tu estrategia de marketing?

¿Qué pasaría si pudieras programar reuniones sin necesidad de correos electrónicos de ida y vuelta? ¿Qué pasaría si pudieras sincronizar fácilmente tu calendario con los calendarios de otros en solo unos clics? Si estas preguntas te parecen atractivas, entonces esta publicación es para ti. Podrías estar pensando que Calendly vs HubSpot realmente no importa porque ambos hacen básicamente lo mismo. Pero no te preocupes, ¡tenemos una respuesta para ti!

¿Qué es el software de programación de citas?

Los programas de software de programación de citas se utilizan para ayudar a las empresas a gestionar sus funciones de ventas, marketing y servicio al cliente. Estos programas están diseñados tanto para pequeñas empresas como para grandes corporaciones que utilizan los servicios de personal interno o agencias externas.

Estos programas son importantes porque permiten a las empresas centrarse en lo que es más importante mientras, al mismo tiempo, les permiten maximizar su productividad. También son útiles porque muchos de estos programas se integran con otro software y sistemas para que la información pueda compartirse a través de múltiples plataformas y flujos de trabajo.

¿Qué es Calendly?

Calendly es un asistente de programación que te permite programar reuniones o citas a través de un calendario automatizado. Puedes encontrar el servicio en tu navegador web y en dispositivos móviles, así que nunca estarás sin él. Es compatible con Google Calendar, Outlook Exchange Server y otros calendarios importantes, y se sincroniza automáticamente—¡sin necesidad de configuraciones de integración complicadas!

Para usar Calendly, necesitarás crear una cuenta gratuita y vincular tus calendarios. Luego selecciona qué calendarios te gustaría sincronizar con el servicio desde el menú en el lado izquierdo de tu pantalla (y si es necesario, abre esos calendarios para los invitados). Una vez que esto esté hecho, simplemente copia y pega el enlace de Calendly en tu sitio web y compártelo con clientes, consumidores o socios potenciales. Cuando hagan clic en el enlace (que es personalizable), podrán programar un horario de reunión que funcione para ambos—¡y todo sin tener que intercambiar información de contacto adicional!

¿Qué es HubSpot?

HubSpot es un software de marketing y ventas que ayuda a las empresas a crecer.

HubSpot está creciendo especialmente rápido en el sector B2C, pero también ha atraído a empresas de otros sectores como finanzas, automotriz y bienes de consumo. Muchos de estos clientes han sido adquiridos a través del boca a boca sobre su excelente servicio y ofertas de productos (como plantillas de correo electrónico).

Calendly vs HubSpot Ventajas y Desventajas

Ventajas y Desventajas de HubSpot

HubSpot es una gran herramienta de marketing que puede ser utilizada por empresas y organizaciones de todos los tamaños. Te permite automatizar el proceso de creación y envío de correos electrónicos, proporciona un conjunto de herramientas analíticas que ayudan a rastrear cómo están funcionando tus esfuerzos de marketing. También incluye un software de servicio al cliente en profundidad para mantener toda la comunicación con los clientes organizada.

El mayor inconveniente es su precio, lo que puede dificultar que algunas empresas lo puedan costear, especialmente si están comenzando.

Pros y Contras de Calendly

Calendly elimina la molestia de programar citas manualmente con los clientes al permitirte crear un calendario para tus citas. También te permite agregar horarios alternativos en caso de que tus clientes no puedan asistir durante el horario que has designado.

Este servicio no permite correos electrónicos de marca personalizados, lo cual es una gran desventaja dado que la mayoría de las empresas quieren promover su marca y obtener más clientes potenciales a través de campañas de marketing por correo electrónico. También no permite correos electrónicos de seguimiento personalizables, lo cual es una característica imprescindible en la mayoría de las estrategias de marketing.

Compara Calendly y HubSpot: Funciones de Reuniones de HubSpot vs Funciones de Programación de Calendly

Las dos plataformas de software, Calendly y HubSpot Meetings, están diseñadas para programar reuniones en línea. Sin embargo, las dos herramientas tienen muchas características diferentes que las distinguen entre sí en términos de uso. Echemos un vistazo a las características de cada plataforma para ayudarte a tomar una decisión sobre cuál es la mejor para tu empresa.

Configuración con un clic

La configuración con un clic es beneficiosa para tus usuarios de varias maneras: Ahorro de tiempo, facilidad de uso, satisfacción del cliente, etc.

Configurar una cuenta de Calendly o HubSpot es muy simple. Con unos pocos clics del ratón, tienes tu software de programación en funcionamiento, pero ambos productos ofrecen más que solo facilidad de uso. Hay muchos factores a considerar al decidir entre estos dos software, incluyendo el precio, las características y las integraciones con otros servicios como Slack y MailChimp.

Calendly ofrece una configuración fácil con un clic. Simplemente ingresas tu correo electrónico, contraseña y zona horaria, ¡y ya estás listo para comenzar!

HubSpot no es difícil, pero requiere más pasos que el proceso de un clic de Calendly. Necesitarás crear un inicio de sesión, verificar el dominio de tu sitio web (si no tienes idea de cómo funciona esto, es posible que necesites usar la prueba gratuita de HubSpot) y elegir tu nombre (se mostrará en el formulario de contacto).

En términos de configuración, Calendly se lleva la palma. Pero, HubSpot sigue siendo superior con sus integraciones y planes asequibles que son perfectos para pequeñas empresas que recién comienzan.

Reuniones Ilimitadas

Las reuniones ilimitadas son importantes en una herramienta de programación para impulsar los esfuerzos de marketing. Es un proceso que consume tiempo y es frustrante cuando estás esperando que tu cliente o consumidor responda si puede asistir el día que propusiste; esto lleva a tener que reprogramar nuevamente, lo que tomará más de su valioso tiempo de trabajo, o simplemente cancelar por completo porque su agenda está ocupada.

Con una herramienta de programación como Calendly, puedes ahorrarte la molestia de tener que ir y venir con tu cliente o consumidor que puede que no pueda asistir en la fecha que funciona para ti, dándoles acceso a un calendario en línea donde pueden encontrar disponibilidad para ellos mismos.

Calendly tiene características de reuniones ilimitadas, que son cruciales para tu estrategia de marketing. Su función de reuniones ilimitadas te permite programar tantas reuniones con tu cliente o consumidor que sean convenientes para ellos.

Las reuniones ilimitadas son importantes en cualquier herramienta de programación, incluso si solo es utilizada por una persona. Ahorra tiempo y energía porque el usuario no tiene que ir y venir tratando de encontrar un momento que funcione para ambas partes.

La función de reuniones ilimitadas de HubSpot te permite programar tantas reuniones con tu cliente o consumidor que sean convenientes para ellos. Esto es beneficioso porque les ahorra tiempo y energía de tener que ir y venir tratando de encontrar un momento que funcione para ambas partes.

Ambas herramientas permiten reuniones ilimitadas, lo cual es importante para tu estrategia de marketing. Calendly te ahorra tiempo y HubSpot ahorra tiempo a tu cliente, así que asegúrate de probarlas ambas!

Informes y Análisis

Los informes y análisis son muy importantes en una herramienta de programación. Son las métricas que te muestran qué tan bien está funcionando tu equipo y qué áreas necesitan ser mejoradas.

Algunos beneficios de los informes incluyen: poder ver exactamente cuántas citas fueron programadas, ser notificado cuando algo sale mal con una cita (por ejemplo, reprogramar, recordatorio de cita no enviado) y poder ver en qué áreas tu equipo está sobresaliendo frente a cuáles necesitan atención (por ejemplo, el tiempo que toma programar una cita).

Los informes de Calendly incluyen la capacidad de ver exactamente cuántas citas fueron programadas, reprogramaciones y recordatorios de citas que no fueron enviados. También muestra información sobre el rendimiento de tu equipo (por ejemplo, tiempo promedio de respuesta para un correo electrónico).

HubSpot tiene las siguientes características en cuanto a análisis: número de reuniones reservadas por mes, número de reservadores de reuniones únicos por mes, número de reuniones programadas a través de la aplicación móvil. También muestra información sobre el rendimiento de tu equipo (por ejemplo, tiempo promedio de respuesta para un correo electrónico).

Los informes y análisis son muy importantes cuando se trata de herramientas de programación. Calendly es una gran opción para las empresas que desean una herramienta fácil de usar pero potente que proporcione informes y análisis detallados sobre el rendimiento de su equipo, mientras que HubSpot es más adecuado para equipos con necesidades más sofisticadas en términos de sus características de informes y análisis.

Personalización

La personalización es importante para su herramienta de programación porque facilita el proceso y lo hace más eficiente.

Tener una función de personalización significa que puede utilizar información específica sobre cada uno de sus clientes para asegurarse de que obtengan un horario de cita que funcione mejor con su agenda. No tiene que adaptarse a los horarios de todos, lo que hace que el proceso sea más eficiente.

Calendly tiene una forma de configurar plantillas de correo electrónico para que pueda enviar una respuesta automática a sus clientes tan pronto como soliciten una cita. Calendly también tiene integraciones con muchos tipos diferentes de calendarios y programas, lo que facilita mucho la vida a todos los involucrados en el proceso de programación.

HubSpot no tiene este mismo nivel de personalización porque no hay tantas integraciones y no envía automáticamente correos electrónicos a sus clientes, lo que significa que tiene que hacer más trabajo.

La personalización hace que el proceso de programación sea más fácil para todos los involucrados, así que ¿por qué no querría una forma fácil? Puede verificar la disponibilidad mucho más rápido y pasar menos tiempo gestionando citas con una función de personalización.

A algunas personas puede no gustarles que no se puedan establecer horarios de disponibilidad específicos para diferentes clientes, pero si esto es algo que te molesta, entonces no hay razón para que uses una herramienta de programación en primer lugar. La personalización hace que las cosas sean más eficientes, lo que significa menos tiempo gestionando citas.

En conclusión, Calendly tiene una mejor función de personalización que HubSpot. Esto facilita tanto la programación de citas como su gestión para todos los involucrados en el proceso. Si estás buscando optimizar tu proceso de programación y aprovechar al máximo tu tiempo, entonces deberías usar una función de personalización.

Localización

La localización es importante para las herramientas de programación porque no todos hablan inglés.

La localización es útil para programar reuniones con personas que hablan diferentes idiomas, lo que ayuda a garantizar la mejor comunicación posible.

Calendly ofrece localización en 18 idiomas, mientras que HubSpot ofrece varios. Calendly te permite elegir qué idiomas están disponibles en tu configuración.

Por otro lado, HubSpot ofrece filtrado de idiomas, lo cual es útil hasta cierto punto.

La localización puede ser un problema cuando comienzas a usar el producto debido a cómo se configura inicialmente. Sin embargo, una vez que todo ha sido configurado y personalizado para tu empresa, Calendly ofrece mejores opciones que HubSpot.

Los clientes de HubSpot pueden elegir mostrar todos los idiomas, pero esto puede ser difícil para el equipo de servicio al cliente porque necesitan cambiarlo manualmente dependiendo de con quién se reúnan. HubSpot limita tus opciones al no permitir que los usuarios seleccionen idiomas individuales; en su lugar, la selección de idiomas se basa en regiones.

Colaboración en equipo

La colaboración es importante en todo tipo de equipos y organizaciones.

Los equipos necesitan colaborar en cosas como marketing, desarrollo de productos, interacciones de servicio al cliente con clientes o clientes potenciales, sesiones de lluvia de ideas para nuevas iniciativas, etc., para que puedan entender mejor a su público objetivo. Con una herramienta de programación, es fácil para un equipo asegurarse de que todos tengan sus calendarios sincronizados y puedan ver quién más está disponible en un momento dado.

Calendly permite a los usuarios enviar invitaciones con todo tipo de opciones, como aceptar solo reservas de personas dentro de tu organización, aceptar reservas fuera del horario laboral o solo los fines de semana e incluso permitir que las personas soliciten una reserva. Estas opciones aseguran que la persona que hace la cita sea lo suficientemente flexible para ti y tu equipo, sin sacrificar tiempo de trabajo.

Hubspot tiene características similares que ayudan a los equipos a colaborar en torno a su horario: los usuarios pueden configurar diferentes horarios según si están disponibles, ocupados o fuera de servicio. La versión gratuita de la herramienta también permite a los usuarios ver quién más está en su grupo de trabajo y qué tienen en su horario hoy para que los equipos puedan determinar quién debe ser contactado para hacer una reserva juntos si es necesario.

En términos de colaboración a nivel de equipo, Calendly y Hubspot hacen un gran trabajo facilitando a los equipos la configuración de sus horarios, el envío de invitaciones y la determinación de quién está disponible. Calendly tiene más opciones cuando se trata de limitar tus reservas por tiempo o ubicación que Hubspot, mientras que la versión gratuita de este último te permite ver qué otros miembros de tu grupo de trabajo tienen en su horario. En términos de características generales, ambas herramientas son bastante similares e incluso proporcionan integraciones con otras aplicaciones que puedas usar como líder de negocio o de equipo.

Enlaces de reuniones compartibles y embebibles

Los enlaces de reuniones compartibles son importantes porque te permiten promocionar tu horario fuera de la herramienta de programación. Los enlaces de reuniones embebibles también son excelentes para su uso en redes sociales, así como para poder publicarlos en tu blog, sitio web o donde sea que se te ocurra!

Ambas herramientas te permiten crear enlaces compartibles y embebibles. HubSpot lo hace particularmente fácil al permitirte copiar el enlace, volver a tu plantilla de correo electrónico, pegar el enlace donde te gustaría que aparezca y luego enviar!

Los enlaces de reuniones compartibles permiten a las personas que pueden no estar al tanto de su herramienta de programación ver cuándo está libre. Los enlaces de reuniones embebibles le permiten publicar el enlace donde quiera para que las personas puedan acceder a él en su zona horaria y en el dispositivo que prefieran.

Notificaciones por correo electrónico

Las notificaciones por correo electrónico son cruciales en las herramientas de programación porque así es como las personas recibirán actualizaciones sobre sus horarios. Cuando reciben una notificación por correo electrónico, significa que algo ha cambiado en el calendario y necesitan tomar medidas.

Las notificaciones por correo electrónico también son muy útiles para hacer un seguimiento de lo que está sucediendo con sus reuniones o citas, ya que puede ver todos los cambios en un solo lugar en lugar de revisar cada calendario por separado.

La mayoría de las veces, las personas recibirán notificaciones de actualizaciones de reuniones al menos 24 horas antes, para que tengan suficiente tiempo para prepararse y buscar un nuevo horario si es necesario. Así que puede programar citas con diferentes clientes o clientes cuando sus calendarios estén libres, incluso cuando no estén disponibles en este momento.

Calendly no proporciona notificaciones por correo electrónico. Sin embargo, puede utilizar la función de Notificaciones por correo electrónico de Zapier para conectar su cuenta de Calendly con otras aplicaciones como Gmail o Slack, de modo que cada vez que algo cambie en su horario, se enviará automáticamente por correo electrónico.

Con Hubspot, los usuarios reciben notificaciones sobre todas las actualizaciones en sus calendarios, incluyendo nuevas citas y cancelaciones, así como cambios en las reuniones. Pueden elegir recibir actualizaciones por correo electrónico o Slack, lo que prefieran.

Otra característica importante de Hubspot es que te avisará una semana antes de que comience tu evento si la otra persona aún no ha confirmado su asistencia, para que tengas tiempo suficiente para encontrar a alguien más en caso de que no haya interés de su parte. Calendly, por otro lado, no tiene ninguna función de notificación automática.

Las actualizaciones por correo electrónico son más confiables que los mensajes de chat porque son más fáciles de acceder y puedes rastrearlas fácilmente en tu bandeja de entrada siempre que las necesites. No tienes que preocuparte por iniciar sesión en múltiples aplicaciones o mantener un seguimiento de las notificaciones de cada una.

Con las actualizaciones por correo electrónico, obtienes todos los detalles sobre tu agenda, incluyendo cambios y cancelaciones, todo en un solo mensaje, por lo que no es necesario abrir múltiples calendarios o estar revisándolos todos los días solo para ver si algo ha cambiado desde ayer.

Uso Móvil y de Escritorio

El uso móvil y de escritorio es importante considerar al elegir una herramienta de automatización de marketing porque determinará cuán fácil es navegar y usar el sistema.

Calendly es simple de usar tanto en móvil como en escritorio, mientras que HubSpot es un poco más complicado. Calendly también es uno de los pocos sistemas que son 100% gratuitos en móvil.

Una ventaja a favor de Calendly es su integración con Google Calendar, lo que hace que agregar una cita o evento sea extremadamente fácil y rápido.

HubSpot, por otro lado, carece de integración y es más difícil de usar en dispositivos móviles.

La facilidad de uso para móviles y escritorios es muy importante a la hora de elegir una herramienta de automatización de marketing porque quieres que tu personal o clientes puedan usar tu producto con facilidad y sin complicaciones.

Ambas herramientas son beneficiosas, pero Calendly es más fácil de usar en móviles y su integración con Google Calendar es una gran ventaja.

Integraciones

Las integraciones son importantes porque te permiten conectar tus herramientas de marketing. Son beneficiosas porque puedes automatizar tus esfuerzos de marketing. Esto significa que cuando una herramienta envía datos a otra, las dos herramientas se integran y crean un flujo de trabajo automatizado.

Calendly tiene integraciones con Google Apps, Dropbox, Box, Trello y Basecamp. HubSpot tiene integraciones con Gmail, Evernote Business (anteriormente EverNote), Slack y Zendesk, entre otros.

Si HubSpot es tu herramienta principal para todas tus actividades de marketing, será necesario asegurarte de que hay integraciones disponibles en la mayoría de los lugares donde existen este tipo de plataformas (software de automatización de marketing como AWeber o MailChimp).

Estas integraciones te permiten automatizar tus esfuerzos de marketing y ventas. Esto significa que cuando una herramienta envía datos a otra, las dos herramientas se integran y crean un flujo de trabajo automatizado.

Estas integraciones hacen posible que los comercializadores o propietarios de pequeñas empresas pasen desde la generación de ideas hasta la gestión de leads sin mucho esfuerzo de su parte porque estos sistemas son capaces de comunicarse entre sí.

En términos de integraciones, Calendly es la mejor opción. Esto se debe a que tienen integraciones con más aplicaciones populares que Hubspot, lo que significa que podrás ahorrar tiempo al automatizar tus esfuerzos de marketing al no tener que encontrar o desarrollar nuevas integraciones para cada una de estas plataformas tú mismo.

Tu enfoque principal debería ser encontrar una herramienta que tenga integraciones con la mayoría de las plataformas que utilizas y luego asegurarte de automatizar tanto como sea posible.

Número de Invitados

Al elegir una herramienta de programación, una de las consideraciones más importantes es cuántas personas deseas poder invitar. Si trabajas en un equipo, podría tener sentido que cada miembro de tu departamento de marketing tenga una cuenta con sus propios calendarios separados que puedan ver y compartir con otros para que todos puedan trabajar juntos de manera efectiva. Por otro lado, si solo tienes a unas pocas personas en tu equipo, podría tener más sentido usar un solo calendario al que todos puedan acceder.

El número de invitados que Calendly y HubSpot permiten es ligeramente diferente. Calendly permite hasta 250 invitados y requiere que actualices para agregar más de 100 personas. HubSpot, por otro lado, permite 25 usuarios sin requerir una actualización. Sin embargo, si tu empresa tiene un equipo más grande o necesita acceso desde dispositivos móviles, podría tener sentido pagar el costo adicional por el paquete premium de HubSpot que permite hasta 1000 usuarios.

Si estás trabajando en un equipo pequeño, podría tener sentido usar Calendly porque el bajo precio te ahorrará dinero y asegurará que no haya límite en quién puede ser invitado a tu calendario. Si, por otro lado, estás trabajando con un equipo más grande o necesitas acceso desde dispositivos móviles las 24 horas para uso internacional, HubSpot podría ser más apropiado porque permite hasta 1000 usuarios y tiene mejor funcionalidad que beneficiaría tanto la gestión de calendarios como la integración en herramientas de automatización de marketing como Gmail.

En términos del número de invitados que cada herramienta permite, HubSpot tiene una ligera ventaja. Sin embargo, para equipos pequeños que solo necesitan compartir calendarios con hasta 100 personas, Calendly es la mejor opción porque ofrece más funcionalidad y no limita a los usuarios de ninguna manera.

¿Qué software de programación de citas es el adecuado para tu negocio?

La programación de citas puede ser una herramienta poderosa para las campañas de marketing. Pero con tantas herramientas disponibles, puede ser difícil saber cuál es la mejor opción.

Para averiguar qué solución es la adecuada para ti, es importante que primero revises todas tus opciones y selecciones una en función de lo que cada una ofrece y de cómo se integran con otras herramientas que tu negocio pueda utilizar.

Comienza por observar las características más importantes de cada herramienta, luego elige la que ofrezca no solo lo que necesitas, sino que también se integre con otras herramientas de la manera que mejor funcione para tu empresa. Un buen lugar para comenzar es con un gráfico comparativo de software de programación de citas como este: Calendly vs HubSpot.