Thời điểm tốt nhất để gửi email và những gì bạn nên bao gồm

Thời điểm tốt nhất để gửi email là bất cứ khi nào nó có ảnh hưởng lớn nhất đến khách hàng của bạn. Cách tốt nhất để tìm ra thời điểm này là thực hiện một số nghiên cứu và tìm hiểu thời điểm trong ngày mà họ thường xuyên tương tác với email của mình.

Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn một vài mẹo có thể giúp bạn biết khi nào là thời điểm lý tưởng để gửi email cho doanh nghiệp của bạn.

Tại sao thời gian lại quan trọng trong các chiến dịch email?

Các chiến dịch tiếp thị qua email có thể rất hiệu quả nếu bạn biết cách định thời gian cho chúng một cách chính xác. Nhiều yếu tố có thể ảnh hưởng đến thời điểm nào là thời điểm đúng cho một chiến dịch email, nhưng đã có rất nhiều nghiên cứu được thực hiện về chủ đề này và nhiều nghiên cứu đã chứng minh điều gì hoạt động tốt nhất trong các tình huống khác nhau.

Tôi nên gửi email bao nhiêu lần?

Tần suất là một trong những yếu tố quan trọng nhất khi nói đến tiếp thị qua email. Email nên được gửi thường xuyên nhất có thể, nhưng chúng cũng cần phải có mục đích. Chỉ gửi email vì bạn có thể là không đủ; email của bạn phải cung cấp giá trị và thực sự được đọc bởi người nhận nếu bạn muốn họ chuyển đổi từ độc giả thành khách hàng hoặc người đăng ký.

Các tiêu đề email có từ 12-15 từ hoạt động tốt nhất khi được viết ngắn gọn (nhưng vẫn có một chút phong cách). Nếu ai đó đọc tiêu đề và biết ngay đề nghị là gì, điều đó sẽ tăng khả năng mở tin nhắn của họ. Nhưng đừng quên: chúng ta chỉ đang nói về tiêu đề! Nội dung chính phải dài ít nhất vài câu, với các đoạn văn để người nhận biết được điều gì sẽ xảy ra trong email của bạn.

Nếu một email chỉ có một đoạn và không quá ba câu, tốt nhất là không nên gửi quá thường xuyên (chỉ một lần mỗi hai tuần hoặc lâu hơn). Nhưng nếu thông điệp của bạn có nhiều đoạn và đề cập đến một chủ đề nào đó có thể thu hút sự quan tâm của người nhận ở một mức độ nào đó, thì tần suất không quan trọng bằng sự nhất quán: loại email này có thể được gửi lên đến hai lần mỗi tuần mà không gặp vấn đề gì. Quy tắc chung ở đây là đối với những thông điệp ngắn như bản tin, gửi chúng hàng tuần sẽ hiệu quả; trong khi những nội dung dài hơn thì tốt nhất nên gửi hàng ngày.

Có phải gửi email vào thứ Sáu là xấu?

Gửi email vào thứ Sáu có thể là một ý tưởng tồi vì email của bạn có thể bị lạc trong đám đông. Hầu hết mọi người thường bị phân tâm hơn vào thứ Sáu và không tập trung, điều này có nghĩa là bất kỳ email nào bạn gửi cho họ sẽ không nhận được phản hồi nhanh chóng hoặc chất lượng cao.

Bạn vẫn có thể tiếp tục gửi một email thỉnh thoảng vào cuối tuần nếu điều đó quan trọng cho mục tiêu kinh doanh của bạn, nhưng đừng quá phụ thuộc vào chiến lược này vì luôn có một số rủi ro liên quan.

Thời gian lý tưởng để gửi email là từ thứ Hai đến thứ Năm giữa 12:00 chiều EST và 12:00 sáng EST do tỷ lệ năng suất tăng lên ở những nhân viên làm việc ngoài giờ hành chính (tức là, muộn vào ban đêm).

Thời gian bạn gửi email có quan trọng không?

Gửi email vào thời điểm sai không chỉ lãng phí thời gian mà còn khiến bạn trông không chuyên nghiệp. Đó là lý do tại sao việc hiểu thời điểm tốt nhất để gửi email là quan trọng đối với bất kỳ ai muốn tin nhắn của họ được chú ý và đọc.

Tất cả phụ thuộc vào đối tượng mục tiêu của bạn và những gì họ mong muốn từ một người gửi email: họ có muốn nhận điều gì đó trước giờ làm việc vào buổi sáng, hay nó cần phải đến sau bữa trưa khi mọi người đã trở lại chế độ làm việc? Họ có muốn nhận điều gì đó vào ban đêm trước khi đi ngủ – hay họ đang mong đợi bạn vào sáng mai vì đây là cách mà mọi người lên lịch cho bản thân bây giờ (và đã như vậy từ trước đến nay)? Thực sự phụ thuộc vào điều đó – không chỉ có một câu trả lời đúng!

Người đăng ký email của bạn có thể làm việc theo các lịch trình khác nhau, vì vậy bạn sẽ muốn gửi email vào thời điểm họ có khả năng kiểm tra hộp thư đến của mình nhất.

Thời điểm tốt nhất để gửi một chiến dịch email là gì?

Chọn thời gian gửi email là điều quan trọng trong một chiến lược tiếp thị qua email. Thời điểm tối ưu trong ngày để gửi email thường là vào buổi sáng, giữa 12-12:30 sáng.

Tuy nhiên, các thí nghiệm đã chỉ ra rằng email gửi vào ban đêm muộn và sáng sớm có thể hoạt động tốt không kém gì hoặc thậm chí tốt hơn so với những email được gửi vào giữa ngày. Chiến lược tốt nhất để xác định khi nào người đăng ký của bạn có khả năng đọc email của họ nhất là thử nghiệm với các thời điểm khác nhau trong ngày cho đến khi bạn tìm thấy một mẫu phù hợp nhất với bạn.

Gửi email của bạn trong giờ làm việc thường được coi là một ý tưởng tồi vì rất nhiều người không kiểm tra email trong giờ làm việc.

Ngoài ra, việc gửi email vào cuối tuần cũng không được khuyến khích vì những lý do tương tự mà bạn nên tránh gửi email cho các liên hệ của mình trong giờ làm việc vào các ngày trong tuần. Nếu bạn gửi một chiến dịch email vào thời điểm này, hãy làm cho nó ngắn gọn và bao gồm liên kết đến các bài viết trên blog của bạn hoặc các cập nhật nội dung khác để giữ cho họ tiếp tục đọc (thêm).

Thời gian có ảnh hưởng đến tỷ lệ nhấp chuột không?

Tỷ lệ nhấp chuột là tỷ lệ phần trăm của những người nhấp vào một liên kết trong email nhưng không nhất thiết mở email.

Một số người sử dụng thông tin này để đánh giá mức độ quan tâm của ai đó trong việc đọc tin nhắn của họ trước khi nhấp vào để đọc nó.

Những người khác xem xét rằng nhiều email được mở nhiều giờ sau khi chúng được gửi và cũng có những yếu tố bí ẩn khác như bộ lọc spam và sự lộn xộn trong hộp thư đến có thể ảnh hưởng đến thời điểm bạn gửi email.

Vì vậy, nếu ai đó gửi một email vào buổi trưa với hy vọng có tỷ lệ nhấp chuột cao vì mọi người đang kiểm tra email công việc của họ trong giờ ăn trưa, nhưng không ai nhấp vào, thì có lẽ họ nên thử gửi thêm một vài email muộn hơn trong ngày hoặc thậm chí vào sáng hôm sau thay vì chỉ giả định rằng tất cả những tin nhắn chưa mở đó đã bị bỏ qua vì chúng được gửi vào thời điểm sai.

Nếu bạn đang gửi email quảng cáo, thời điểm tốt nhất để gửi chúng là vào một ngày làm việc lúc 8 giờ sáng, nơi bạn có thể đạt được tỷ lệ mở cao.

Nếu bạn muốn tăng tỷ lệ nhấp chuột, hãy đảm bảo rằng mọi người vẫn sẽ tương tác với hộp thư của họ khi họ nhận được email của bạn!

Trong một thời gian dài, người ta đã tin rằng việc gửi email sớm trong ngày – thậm chí là vào buổi sáng sớm – sẽ dẫn đến tỷ lệ nhấp chuột cao hơn vì mọi người kiểm tra email công việc của họ trước buổi trưa và trong suốt giờ ăn trưa. Nhưng các nghiên cứu gần đây cho thấy điều này có thể không luôn đúng cho tất cả các ngành và công ty vì tiêu chuẩn ngành về giao tiếp đang thay đổi liên tục.

Theo nghiên cứu của Campaign Monitor, thứ Năm là ngày tốt nhất cho tỷ lệ mở cao trong khi thứ Ba là ngày tốt nhất cho tỷ lệ nhấp chuột cao.

Điều này không có nghĩa là thời gian không còn quan trọng; nó chỉ có nghĩa là chúng ta cần phải chiến lược hơn về cách chúng ta gửi tin nhắn dựa trên những gì chúng ta biết về cách người nhận sẽ phản ứng với chúng.

Tỷ lệ nhấp chuột để mở, mặt khác, là tỷ lệ phần trăm của những người mở email và sau đó nhấp vào một liên kết bên trong. Nó có thể là một bài viết blog hoặc một liên kết đến một sản phẩm.

Nó quan trọng hơn nhiều so với việc chỉ nhìn vào tỷ lệ mở tổng thể của bạn vì nó đo lường mức độ mà ai đó đã tương tác với việc đọc tin nhắn của bạn trước khi họ làm bất cứ điều gì khác.

Công thức để tính toán tỷ lệ này là (Tỷ lệ Mở x 100) ÷ Tổng số Tin nhắn đã Mở = Tỷ lệ Nhấp chuột để Mở, có nghĩa là nếu bạn có 25% tổng số tin nhắn đã mở nhưng 50% liên kết đã nhấp trong những email đó, thì đó là tỷ lệ nhấp chuột để mở là 20%.

Tôi nên bao gồm gì trong email của mình?

Bao gồm liên kết, hình ảnh hoặc video (thêm thông tin về những điều này bên dưới) trong nội dung của bạn; điều này sẽ làm cho nó trở nên tương tác và hấp dẫn hơn. Giữ cho thông điệp của bạn ngắn gọn nhưng đầy đủ thông tin bằng cách cung cấp giá trị cho những người đọc chúng – những mẹo hữu ích, lời khuyên hoặc thông tin có liên quan đến người nhận.

Dòng tiêu đề của bạn nên rõ ràng và bao gồm các từ khóa để thu hút sự chú ý của người đọc. Sử dụng câu ngắn để giữ cho người đọc quan tâm, đặc biệt là trong một thế giới mà mọi người luôn sử dụng điện thoại hoặc màn hình máy tính (và đọc email của bạn trong khi làm như vậy).

Bạn cũng nên sử dụng hình ảnh liên quan đến nội dung của thông điệp; điều này sẽ đảm bảo có lượt nhấp cũng như sự tương tác giữa các người nhận. Hình ảnh bạn chọn không được vượt quá 400px x 600px về kích thước để có hiệu suất tối ưu trong một chiến dịch email – bất kỳ hình nào lớn hơn sẽ không hiển thị đúng khi ai đó mở email của bạn!

Hình ảnh từ các trang web như Flickr có thể được tải xuống miễn phí nếu chúng có giấy phép phù hợp cho việc sử dụng thương mại. Các tùy chọn khác có thể là các trang web ảnh miễn phí như Pixabay hoặc các nền tảng nhiếp ảnh lưu trữ đắt tiền hơn như Stocksy.

Bạn cũng có thể quảng bá các bài viết blog mới của mình trong các chiến dịch email.

Tôi có cần sử dụng dấu đầu dòng không?

Một chiến dịch email không nên quá tải thông tin. Điều quan trọng là người đọc có thể nhanh chóng thấy những gì bạn đang cung cấp và nơi họ cần chú ý tiếp theo, vì vậy hãy chắc chắn rằng bạn bao gồm một phần giới thiệu ngắn (cũng có thể phục vụ như tiêu đề của bạn) trước khi đi vào các chi tiết cụ thể, chẳng hạn như họ sẽ được lợi gì từ việc đăng ký hoặc bất kỳ câu hỏi liên quan nào khác về lý do tại sao họ nên đăng ký nói chung.

Các gạch đầu dòng thường không hiệu quả vì mọi người lướt qua chúng quá nhanh – khi viết một email, sẽ tốt hơn cho người đọc nếu có nhiều nội dung hơn là chỉ có văn bản ngay lập tức trong các đoạn. Nếu bạn cảm thấy cần sử dụng gạch đầu dòng, hãy cố gắng trình bày chúng theo định dạng danh sách thay vì từng cái một.

Mẹo để Tăng Cường Chiến Dịch Tiếp Thị Email Của Bạn

Điểm khởi đầu của bạn nên là thu thập dữ liệu về đối tượng mục tiêu của bạn. Bạn có thể sử dụng các công cụ như Google Analytics hoặc Facebook Insights để tìm hiểu thêm về đối tượng mục tiêu của mình. Là những người tiếp thị email, chúng ta cần biết liệu các thông điệp của mình có đang gây được tiếng vang với những người mà chúng ta đang cố gắng tiếp cận hay không.

Xác định mục tiêu của bạn cho mỗi chiến dịch email và đảm bảo chúng phù hợp với mục tiêu của công ty bạn. Điều này sẽ giúp bạn xác định loại nội dung nào là phù hợp để sử dụng trong email cũng như những gì nên được bao gồm trong đó để người đọc có thể dễ dàng hiểu tại sao họ lại muốn nó.

Sử dụng các nền tảng mạng xã hội như Facebook, Twitter, Instagram và LinkedIn để thường xuyên quảng bá các bài viết blog mới của bạn; điều này sẽ tăng khả năng tiếp cận với những người theo dõi tiềm năng có thể đã bỏ lỡ các bài đăng trước đó hoặc đơn giản là không thường xuyên kiểm tra chúng - nhưng vẫn theo dõi bạn trên các trang khác!

Dành thời gian để tạo ra những tiêu đề hấp dẫn khiến người nhận phản hồi.

Sử dụng một tiêu đề bắt mắt để thu hút sự chú ý của người đọc và khiến họ muốn biết thêm thông tin từ bạn!

Bạn cũng cần xem xét việc có một thiết kế đáp ứng cho email của mình. Thiết kế nên phù hợp với các thiết bị di động vì hầu hết khán giả của bạn là người dùng di động. Bạn cũng nên lưu ý rằng người dùng máy tính để bàn thường mở email của họ vào giữa ngày.

Múi giờ của người đăng ký cũng là một yếu tố quan trọng trong việc chọn thời điểm tốt nhất để gửi email. Nếu bạn đặt thời gian để gửi email của mình, tất cả người đăng ký của bạn sẽ nhận được email cùng một lúc theo múi giờ của họ.

Kết luận

Gửi email vào thời điểm sai có thể làm giảm năng suất của công ty bạn, nhưng làm theo những mẹo này sẽ giúp bạn tránh điều đó.

Hơn nữa, một công cụ như Messenger Bot có thể giúp bạn gửi email vào thời điểm thích hợp trong ngày, khi mà khách hàng của bạn có khả năng kiểm tra hộp thư đến nhất. Ngoài ra, các công cụ như Messenger Bot có thể giúp bạn dễ dàng hơn bao giờ hết để gửi một đợt email vào đúng thời điểm với các tính năng lập lịch tích hợp!

Theo những mẹo này sẽ giúp bạn tránh gửi email với thông điệp sai và mang lại cho công ty bạn cơ hội thành công tốt hơn.